Gerenciar meu tempo nunca foi algo que me ocorreu naturalmente. Agendas e calendários eram improdutivos para mim porque, ingenuamente, eu acreditava que bastava alocar tempo para gastá-lo com qualidade. Poor boy, eu estava errando a mira porque precisava tomar consciência da causa real do tempo bem gasto: dar a ele a devida atenção. Explico.
Você presta atenção?
Tempo é um recurso escasso e todos nós, em algum momento da vida, ouvimos sobre a necessidade de usá-lo bem. De fato, o tempo é o único recurso que temos para gastar. É o mais importante de ser administrado. É a moeda em que medimos nossa própria existência. E, ainda assim, podemos julgar usá-lo bem quando, na verdade, o jogamos pelo ralo. Podemos contabilizar 10h de trabalho no dia, mas, chegada a noite, constatar a sensação de improdutividade. Sentir que o dia passou por mim como um rolo compressor. O que falta?
Em seu livro Rapt, Winifred Gallagher explica que nosso cérebro foca usando dois tipos de atenção. O primeiro tipo é ativo, de dentro para fora, movido e mantido pelo nosso esforço. É a atenção de quem se concentra arduamente em compreender um texto, solucionar um problema ou encontrar a sétima diferença entre imagens no jogo dos 7 erros. É a chamada atenção top-down, que vem de “cima”, do nosso consciente.
O segundo tipo, ao contrário, é passivo, de fora para dentro, acionado por algo que alerta nosso cérebro. É o caso de quem está com a vista vagando pelas árvores e é atraído pelo amarelo-vivo de um pássaro, ou quem permite-se divagar por um pensamento ou memória que lhe veio de súbito, ou quem ainda dirige rapidamente o olhar para o celular tão logo o inconfundível alerta de notificação chega aos ouvidos. Esta é a atenção bottom-up, que vem de baixo, dos nossos sentidos ou do nosso inconsciente.
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| A atenção bottom-up está fisgando seu tempo. |
Em ambos os casos, o holofote de nosso foco, antes difuso, se afunila e aponta para aquilo em que prestamos atenção. No entanto, são “atenções” que nos servem a propósitos distintos e, se misturadas, diminuem enormemente a qualidade do nosso tempo.
A atenção bottom-up serve para salvar-nos do perigo, corrigir nossa rota no trânsito, lembrar-nos de que esquecemos o macarrão no fogo ou emergir da memória o prazo daquele relatório urgente. É, sem dúvida, fundamental. Mas não é esta a atenção que gastamos para produzir trabalhos de valor.
Isso aí é com a atenção top-down. Se suas horas não rendem, talvez você esteja misturando as “atenções”.
Gestão do tempo é gestão da atenção
Pode observar: as ferramentas de gestão do tempo são apenas meios para organizar a forma como gastamos nossa atenção.
O método Pomodoro, por exemplo, consiste em separar blocos de 25 minutos de trabalho focado ininterrupto (atenção top-down), intercalados por intervalos de 5 ou 10 minutos, em que podemos nos distrair ou fazer as pequenas coisas que nos vieram à memória durante o bloco intenso (atenção bottom-up liberada).
O método GTD (Getting Things Done) propõe um fluxo de etapas em que as tarefas, ideias e projetos são todos sistematicamente anotados e organizados, permitindo dar vazão ao que o inconsciente nos alerta pela atenção bottom-up e planejar o que fazer e quando fazer, usando atenção top-down.
A simples to-do list, a lista de tarefas, segue na mesma linha: tomar as ideias que nos surgem, ou atividades que nos enviam por e-mail, ou compromisso que surgiu no WhatsApp, e despejar rapidamente seu conteúdo no papel. Logo em seguida, movemos o holofote de nosso foco para o trabalho de valor a ser priorizado naquele instante.
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| O holofote de seu foco se move muito? |
Cal Newport percebeu isso já quando estava na faculdade. Ao entrevistar alunos que obtinham resultados de excelência sem precisar virar noites a fio, observou um padrão que surgia aqui e ali na forma como organizavam seus estudos. O método, apresentado no começo do seu livro How to Become a Straight-A Student, era simples:
- em um calendário ou agenda, você planeja para cada dia blocos de tempo para atacar seus projetos da semana,
- Ao longo do dia, qualquer nova ideia ou tarefa que lhe venha à mente deve ser anotada e rapidamente deixada de lado.
- Na manhã seguinte, leia suas anotações da véspera e revise seu planejamento para o dia.
Fim. Antes de ser um método, estes passos descrevem um princípio, cuja implementação é adaptada a cada pessoa e realidade. O princípio é que devemos dedicar blocos de tempo para o trabalho focado e minimizar as distrações, e para este fim ele usa listas e uma agenda. Essas ferramentas têm papéis muito claros:
Listas minimizam o efeito da atenção bottom-up. Blocos maximizam a duração da atenção top-down.
É este o motivo pelo qual eu não aproveitei muitas ocasiões em que me dispus a sentar-me durante um bloco de tempo para estudar: eu misturei os tipos de atenção com os tipos de atividade. Tão logo agi para dedicar blocos inteiros à atenção top-down, anotando ou afastando o que era trazido pela atenção bottom-up, vi de imediato a qualidade do meu tempo melhorar.
E tempo de qualidade significa tempo bem gasto. Ele é nossa única moeda, o dom que urge ser usado corretamente. Portanto, prestemos atenção a isso diariamente.